会議をスムーズに進めるコツ～製造業若手から中堅社員向け～

アダム

今日会議なかったしめっちゃ仕事進んだわ

イブ

あ～、わかる。
会議ってめっちゃ時間とられるもんね

アダム

関係ない質問挟んでくるやつおるしな

イブ

上手に進める人と下手な人おるよね。

今日は会議についてコツを紹介するよ～！

イブです！

相手に求めることによって2種類（聞いてほしいのか、意見が欲しいのか）に分けてコツを紹介します。

①報告をする（皆に聞いてほしい）とき
②議論の場を設ける（皆にも意見を出してほしい）とき

①報告をする（皆に聞いてほしい）とき
②議論の場を設ける（皆にも意見を出してほしい）とき
まとめ

①報告をする（皆に聞いてほしい）とき

部内で不良改善の進捗報告する場合を例にします。

シチュエーション
工場で増加した不良について改善を進めており、その進捗を部署内の関係者に報告する

Point 1. 背景から説明する

進捗報告の説明をするには、まず背景を説明します。

ポイントは自分がちょうどいいと思うより丁寧に状況を振り返ることです。

大まかな内容から、自分が話したい部分に向けてだんだんフォーカスしていくように話を進めます。

例　A工場で先月から増加している不良について、改善の進捗を報告します。
まず、不良についてですが、製品側面に傷が入る不良が、ロット平均で3%発生しています。
製品特性に影響を与える不良ではありませんが、外観検査で不良となります。

ここで、注意するのは、2回目以降の報告であっても、必ず初めに背景を説明することです。

特に立場が上の人ほど多くの案件に広く浅くかかわっていますので、まずは何の件について話すのかわかってもらう必要があります。

「ああ、その件ね」と資料を見た瞬間わかってくれる上司もいますが、そういう人ばかりではないですからね。

前言ったやん..という気持ちはおさえてさらっと説明しましょう。

また、話の導入部分で背景から説明し、皆で話題を共有することにより、自分のペースで話を進めやすくなるメリットもあります。

話の中盤で「それってどれくらい起こってる不良だっけ」とか前提に戻るような質問がたくさん入ると、話題が逸れてしまい話を進めにくいです。

話の出だしをわかりやすくすると、皆とりあえず説明を聞こうというムードになってくれます。

Point 2. 進捗部分は何かを説明する

進捗報告なので、目的は進捗をわかってもらうことです。

そこで、軽く背景を説明した後は、以前の報告から進捗した部分を一言で説明します。

例　前回からの進捗としましては、発生メカニズムが特定できたことです。
前回の報告では、製品左側に傷があること、またロット内でも後半の生産分に不良が多いことまでわかっていました。
発生工程は製品に製造番号を標印する工程で、製品を抑える部分にたまった製品くずによって傷がついていることが分かりました。
1ロット分の生産が終わった後に清掃する決まりになっているため、ロット内の最後の製品ほど傷がついていたようです。

進捗を説明しやすくするために、説明資料は前回使用したものをベースに付け加えていく形にするとよいです。

新しく資料を作りなおす時間ももったいないですし。

さらに、進捗部分の色を変えるなどの工夫で進捗がある部分が伝わりやすくすると話がスムーズに進みます。

進捗部分に注目を向けるメリットは、話の本筋と離れた質問を避けられることと、自分の成果を効果的に使えられることです。

話の本筋と離れた質問というのは、例えば進捗部分と関係のない箇所に対する質問です。

例　質問「製品の傷のサイズはどれくらい？サイズごとに分布を作ってみては？」
イブ（いや、傷については前回議論したやん。。しかも今回原因わかったし、、）

今回の進捗と関係ない部分で議論が盛り上がってしまうと自分の成果の部分に話を戻しにくくなります。

また、場合によってはすでに済んでいる調査について指摘が入って調査し直すはめになってしまい、やることが増えてしまったりします。

それも筋が通っているならいいですが、あんまり意味ないと思うけど上の人が言ってるからやらざるを得ない..とかだともう誰得なのかわかりませんね。

また、「進捗を聞かせてくれ」という要求に対し、進んだのかそうでないのか、進んだ部分は何なのかを伝えることで目的を達成できますし、それができない場合はイライラされることがあります。

（や、話そらしといてなんやねん..てのは置いといて。）

Point 3. 視覚的にわかりやすい資料を作る

表やグラフを使用して内容を伝わりやすくすることも、スムーズな報告のコツです。

これも、メリットは的外れことを質問されにくいことです。

状況をよく知っている上司の場合は、議論から逸れた質問をしてくることも少ないですが、役職がついてから異動し、その製品についてあまり知らない上司がいる場合は議論のポイントではない部分について質問されることがあります。

後者の場合は特に、注目ポイントをわかりやすくしておくことで、議論をそらさないようにすることができます。

また、状況が分かりにくい報告は、聞き手にとってもストレスが溜まります。

聞き手側が「結局どういうこと？」とならないためにも、聞き手視点で見てすぐ要点を理解できる資料を作りましょう。

分かりにくい資料
文字や数字が羅列してあるだけで、ポイントがわかりにくい
分かりやすい資料
グラフや表を使用している。
写真や図で状況が分かるようにしている。
見るべきポイントが強調されており、分かる。

Point 4. 質問を予測する

報告する際には、質問されることもありますよね。

分からない部分は「確認して後ほど報告します」でもいいですが、自分のタスクが増えるだけですし、議論が止まってしまいます。

前もって質問を予測して情報を集めておくと自分も楽ですし、こいつできるなと思ってもらえます。

よくある質問
●どれくらい生産する製品？
●1ロットの数量は
●不良損金はいくら？
●何に使う製品？
●お客さんはどこ？

質問を予測するためには、相手が何を気にしているか考えると予測しやすいです。

例　製造業の場合
●製造、技術部門は不良損金を気にします。
●品質保証部門はクレームが出るかどうかを気にします。
●生産管理部門は要求通りに生産できるかを気にします。
●部長はそれらを総合的に見ますが、大きなトラブルにならないかを気にしています。
不良損金が増えた場合は部の業績に関わりますし、クレームやデリバリー問題（製品納期を守れないなど）は客の信用を失い、取引がなくなる可能性があるので敏感に反応してきます。

不良損金の計算には製品の発生率、単価、生産数量の情報が必要です。

●クレームの心配があるかどうか判断するには、客先、出荷後の状態が悪化するかどうかが気になります。
●納期を守れるかは歩留まり、生産量、不良改善までの時間が知りたいと思うはずです。

このように、それぞれの視点で気になることを考えながら自分の報告内容を見つめなおすと、不足している情報が見えてきますので、それらについては答えを用意しておきましょう。

情報集めのために少々時間はかかりますが、様々な立場の人の合意形成をして不良改善を進めるために、把握しておいて損はしない情報です。

②議論の場を設ける（皆にも意見を出してほしい）とき

部内で納期トラブルの対策検討する場合を例にします。

シチュエーション
生産工場で不良が多発し、納期通りに生産できない状態で対策を検討する

Point 1. ゴールを示す

議論の場を設ける場合は、話がそれないように最初にテーマを提示します。

例　この会議では、B工場で発生している製品の納期問題の解決策を決めます。

Point 2. 背景から説明する

報告する場合と同様に、まずは背景を説明します。

今回も同じように、大まかな内容から詳細をフォーカスしていく形式で伝えるとわかりやすいです。

また、これから議論していくための前提情報となるので、自分が報告する場合よりさらに丁寧に状況を伝えるとよいです。

例　B工場で生産している製品Cについて、材料の不具合が原因で工程での歩留まりが30%となっており、現在の生産計画では納期に間に合いません。
材料についてはメーカーにも連絡を取っていますが、代わりの材料を待つ時間はありません。
今ある材料で歩留まりを上げる工夫が必要です。
不良多発の原因は、材料に樹脂が塗布できないことですが、前もって材料を予熱することでこの問題が解決することが分かりました。
通常の生産フローには加熱はありませんが、この方法で生産するのはどうでしょうか。