こんにちは、イブです。
仕事に手を付けてみると想定よりも時間がかかる..予定通りにいつも終わらない..
という方は必見です。
やることを計画通りにこなす方法を考えていきましょう。
計画を立てるときと計画を実行するときの2つのポイントに分けて、
計画通りにこなすコツを紹介します。
１．計画を立てるときのコツ
1-1.ゴールからの逆算
まず、最終形をイメージします。
どうなったら終わりかと考えるとイメージしやすいです。
評価結果を報告して、それを報告したら終わり
大切なのは、ゴールを具体的にイメージすることです。
具体的なイメージをすることで、足りない情報が見えてきます。
自分で想像できない作業はできないので、先に情報を集めることができます。
（その時になって不足している情報を調べだすと、時間のロスが発生します）
自分ができること始めるよりも、ゴールを明確にしておいた方が無駄なく進められ、結果的に早く終わります。
ちなみに、仕事によってはゴールが明確でない場合もあるので、その場合は明確じゃないことを合意しておくのも大事です。
とにかく、最終形を先にイメージしておかないと、時間をかけるところを間違えてしまいます。
最終形のイメージができていないまま作業を始めた場合、最悪時間が足りなくなるか、疲れて大事なところがなおざりになってしまいます。
どんな形で？どんな結果を求められている？などを考える
1-2.時間の想定
各作業にかかる時間を想定します
これが結構難しくて、思ってるのの倍の時間がかかった…なんてざらです
時間の想定の精度をあげるなら、自分の作業時間を一度測ってみて、目安にするといいです。
1-3.工程の予想
ゴールの具体的なイメージが出来たら、次は作業のステップをイメージします。
この時に、作業することを思い浮かべて、イメージがつかないところや分からないところをリストアップします。
わかるところからとりあえず始めた場合、そのイメージ出来てないところでつまづき、ロスが発生します。
そこで、先にイメージできない所を調べてステップを明確にしておきます。
なぜ先にステップを明確にする必要があるかと言うと、このような場合が考えられるからです、
- 人に頼んでやってもらう作業だった
前もって頼んでおけば、自分の作業と並行して進みます
- 思いのほか時間のかかる作業だった
時間がかかる作業と分かっていたら、それを想定してスケジュールを立てられます
1-4.自分がやることと人に頼むところの想定
作業の中で人に依頼する部分があることもありますね。
人に依頼する部分を先に進めるようなスケジュールを立てましょう。
- 別の人が作業を進めている間に自分も作業を進めて同時進行できるから
- 人に依頼する作業は、自分が頑張っても早くできないから
1-5.余裕を持ったスケジュールに
想定される時間よりも余裕を持ったスケジュールを作るようにしましょう。
例えば、30％は余裕を持ったスケジュールにします。
余裕を持ったスケジュールにしておくことで、予想外に仕事が増えたり、誰かに頼み事をされたりしても対応できます。
ここで大事なのは、余裕を持ったスケジュールにしておきますが、自分の中では少し前倒しでイメージしておくことです。
どうしても「期限までに」と考えているとギリギリで手をつけて余裕がなくなる事態になるので、少し前倒し(期限の1日前をイメージ)して進めるといいです。
トラブルにも対応できますし、ギリギリで焦ることも減ります。
ギリギリで忙しくなる癖のある人(待ち合わせにいつもギリギリもしくはちょい遅刻、夏休みの宿題は最終日までやるタイプ、テスト前日に詰め込むタイプ)ほど意識して余裕の時間を作っておきましょう。
余裕を作るメリットについて詳細はこちら
２．計画を実行するコツ
2-1.細かく進度を確認
スケジュールに対する進度をこまめに確認しましょう。
遅れた分は取り戻す方法を考えるか、早めにスケジュールの変更をします。
仕事の場合は、スケジュールの遅れは理由によっては自分のせいにはなりませんが、遅れそうなことを早く伝えなかったことで起きた損害は自分のせいです。
よって、遅れが出る場合は早く伝えましょう。
細かく進度を確認するメリットは、小さなズレなら取り戻しやすいからです。
ズレが大きくなってから取り戻すのは大変なので、小さなズレのうちに修正しましょう
2-2.目的を忘れない
かなり大事です。
一つ一つの作業に集中するのはいいですが、最終的なゴールを忘れていないか確認しましょう。
その作業はゴールに到達するためにどれくらい重要でしょうか。
考え直してみると、大変な割に、ゴールにはそんなに影響しない作業だ…ってことがありませんか？
ゴールを思い出す作業をしないと、目の前のタスクを一生懸命こなしているうちに、ゴールから外れた方向に進んだり、不要な部分に大きな労力をかけてしまうかも知れません。
常にゴールにとって必要か？を考えましょう。
それほど重要でない作業なら、思い切って省くか、楽をする(代替方法を考え、相談する)ことを考えてみましょう。
2-3.人に投げることを先に
先にも書いてますが、これめっちゃ大事です。
ちょっと前準備がいるとしても、人に依頼する作業は優先して取り組み、早く自分の手から相手の手に渡してしまいましょう
自分は後回しにした挙句、相手には「明日までにやって！」って言うと相手も「えっ」て思いますよね。
猶予を与え、先に期限を明確にしておくことで、相手による遅れが生じずにすみます。
もちろん、相手が遅れる場合を考慮して、伝える期限は自分のスケジュールの期限より少し短くして伝えるようにします。
まとめ
計画通りに自分のタスクを実行するためには、計画を立てるときと実行するとき、それぞれに抑えたいポイントがあります。
●人に依頼する部分から先に手を付けましょう。
●こまめに軌道修正しましょう。
トレーニングによって計画が守れるようになります。
取り入れてみてはいかがでしょうか。
以上、イブでした。
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