上司絶賛！評価が上がる報告力

こんにちは、アダムです！

サラリーマンのそこのあなた！

仕事で正しく評価されていると思いますか？

評価は人それぞれの基準があるとは思いますが、共通して大切なこと、それは「報告」です。

上司と部下の信頼関係は報告が命です！！

この記事を読んで、上司を唸らせる報告力を身につけましょう！

上司の視点

あなたが今日上司に行った報告の内容を思い出してみてください。

どんな報告をしましたか？

しっかり短時間で濃い内容が報告できたでしょうか？

会社や部署の規模にもよりますが、上司は自分の業務の他に、複数人の部下の仕事の管理をしています。

一人で複数人を相手にしているので、当然時間は限られており、ダラダラと長い報告をのんびり聞いている時間はありません。

しかし、部下を前にして、仕事に追われていて時間がないからとイライラする訳にもいきません。

すると、どうなるか。

部下から長い報告を受けた場合は、「早く終わって欲しい」と思います。

これでは、いくら大事な相談や自分の進捗を相談しても、いい印象を抱かれることはありません。

報告の大切さ

だらだらと報告するのはダメなら、報告なんて適当でいいんじゃね？

だって短時間の方が喜ばれるんやろ？

この考えはNGです。

何か問題が起こった時に一番に責任を問われるのは上司です。

その上司としては、なぜもっと早くに報告しなかったのか。と憤りを覚えるでしょう。

上司が、部下の仕事を管理するといっても、その全容を知ることは報告を通してしかできません。

ただ短時間にすることだけを考え、要点を抑えることができていなければ当然評価は下がります。

つまり、報告がうまい人と下手な人では、同じことをやっていても、抱く印象は全然異なるのです。

報告内容

報告の内容は、要点をぎゅっと要約することが大切です。

しかし、その要約内容にも話の流れなどが含まれていないと、「何が言いたいのかわからない」ということになります。

報告内容は、「①報告の結論」,「②期待されている（設定された）目標値とそれに対する結果」,「③今後について」の三点を意識して構成しましょう。

報告に行く前に必ず何について話すのかをトピックスに分けておくなど、軽い準備をすることをおすすめします。

「今日は、〇〇についてと△△についての進捗を報告しよう。」とまずは大枠を決めます。

次に、それらに対する内容を考えます。

〇〇は全体のスケジュールがこうで、大体検討に使える時間が今週いっぱいなのに対して、今日ここまで進んだから、いい報告ができそうだ。

逆に、△△については、要求仕様を満たすにはチャレンジな要素が多いから、この方針で進めて問題ないか相談しよう。

みたいな感じです。

報告のベストタイミング

報告のベストタイミングは、正直、明らかにご機嫌や手が空いてそうな時以外、いつがいいのかわかりません！！笑

なので、積極的に声をかけて、今報告していいタイミングなのか伺ってみましょう。

報告の導入では、「進捗の報告が2点あるのですが、お時間よろしいでしょうか？」と軽くジャブを打ち、これくらいの量の報告がしたいという意思を伝えましょう。

間違ってもいきなり報告しますと言ってだらだら時間をかけないようにしましょう！

ダメな報告の例

短すぎる

アダム

上司〜、報告します！
今日は〇〇の稼働率アップの改善設計をしました。おわり。

上司

えっ、それだけ？

この報告では、まぁ何をしたかはわかるけど、「えっ、それだけ？」となります。

あとは上司の聞き取り能力次第、なんてことになっていては正しい評価を受けられるかどうかも運次第になってしまいます。

それでは、あまりにももったいない😅

要点を得ずだらだら長い

アダム

報告します。
今日は〇〇について考えたのですが、設計に取り掛かる際に急にAさんから別の仕事を依頼されて、その仕事に取り掛かりつつ、〇〇の検討をして、今のところ進捗は目標に対して30〜40％くらいだと思います。

上司

え、待って待って。長いよ(笑)

結局、進捗は40％くらい？

てか、Aさんの仕事はどうなったの？

そもそもAさんのせいで遅れが出てるって言いたいの？

というか、自分の業務の進捗なんだから％くらい自信を持ってはっきり断言しないと本人以上に周りが困惑するよ。

なんてことになります。

報告内容は、トピックスに分けて、一つずつ区切って報告しましょう。

そのためにも、最初にどれだけの内容を報告として言いたいのかをしっかり準備しましょう。

良い報告例

アダム

〇〇と△△についての進捗報告とご相談をしたいのですが、お時間よろしいでしょうか？

上司

大丈夫です。お願いします。

アダム

まず、〇〇についてですが、稼働率のネックとなっていたローディングの設計を行い、完了しました。

お手隙の際に一度検図していただけたらと思います。

上司

わかりました。それで、全体のスケジュールはどんな感じ？

アダム

はい。ローディングの設計がマイルストーンとなっていますので、検図で問題なければ予定より1週間前倒しになっています。

上司

オッケーです。

アダム

次に△△についてですが、見積もりの結果、納期が少しかかってしまいそうで、スケジュールに遅れが出そうなので、リスケしてもよろしいでしょうか？

上司

納期の交渉はしてみた？

アダム

はい。ですが、どうやらキャパの問題みたいで。。。

上司

わかりました。ではリスケ後報告してください。
〇〇の件の検図今からできる？

アダム

はい、いつでもできます。

上司

では、今からやりましょう。

上の例のように、報告と言っても、相手の意見や納得感を得ながら進めていきましょう。

報告は自信満々で

報告では、あらかじめどんな内容を話すか決めておくと良いです。

特に、相手から来そうな質問をあらかじめ予想しておき、その答えをすぐにできるようにしましょう。

いちいち聞かれたことに対して、「うーんと。えーっと。」ともじもじしたり、「だいたいこれくらいです、多分。」みたいなふわふわした回答にならないようにすることがポイントです。

また、スッと答えることに特化しすぎて、明確でないことを行き当たりばったりで自信満々に答えてしまうのもNG。

上司は完全にその答えを信じてしまい、後から「やっぱりこうです。」と言い出しずらくなります。

また、その答えが出まかせだったと判明したとき、あなたは信頼を失うでしょう。

悪いことの報告

悪い報告はめちゃくちゃしたくないですよね。。。

ですが、判明したときに報告することが最速にして最良の判断です。

早めに相談することで、上司の経験から解決策が生まれたり、意外とそんなことで悩まなくても良かったのだとわかったりします。

また、どれだけ取り返しのつかないミスだとしても、隠し通せません。

何らかの形でいつかバレます。

その時の印象は最悪です。

逆に、すぐに報告しておけば、ミスはしたけど、その後の対処が良かったと、関心してもらえるかもしれません。

なので、絶対に良いことよりも悪いことは報告するようにしましょう。

まとめ

報告する際は事前準備をしっかりしましょう

報告はポイントがまとまっていて自信を持って質問に答えられていたら、評価してもらいやすいです。

簡単な報告だから何も考えずに突撃するのではなく、日々気をつける習慣をつけることで、印象をアップしましょう。

悪いことの報告は真っ先にしよう

悪いことをわざわざ言うのってめちゃくちゃ嫌ですよね。

でも、先のことを考えるといかに早めに相談するのがお得か、賢明なあなたならわかっているはず。。。

NGなこと

NGなことのおさらいをして最後にしようと思います。