仕事効率化のヒント9選~若手社員の定時帰りを応援~

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こんにちは、イブです!

今日は若手社員向けに仕事効率化のヒントについて書きます。

もちろんベテラン社員の方もOKですよ!

 

 

若手
若手

早く帰りたいけど仕事が終わらない・・

帰ってしたいことがあるのに

 

と思っているあなた、定時帰りへの近道があるかもしれませんよ?

 

1.パソコン作業編

1-1.メールを差出人で分類

メールの振り分け機能がついている場合、差出人ごとにメールが入るフォルダを分けておくと便利です。

メリット、デメリットがあるので、やってみて使いやすいほうを選びましょう。

 

■メール振り分けの例

  • 差出人の部署、課など所属によって分ける
  • 上司など、優先して対応する必要がある人を分ける
  • グループ企業や会社で分ける

■振り分けのメリット

  • メールが探しやすくなる
  • 検索時には、差出人さえ分かっていれば検索対象を少なくできるため、検索が速くなる
  • 優先して対応すべきメール(上司、客からなど)が他のメールに埋もれずに済む

 

■振り分けのデメリット

わざわざ対象のフォルダを見に行かないといけないため、人によってはメールに気づかない場合が出てきます。

また、他部署をまたぐチームで活動しているテーマについては、関連したメールが別々のフォルダに分かれてしまうため、不便な場合もあります。

 

1-2.ショートカットを作成

よく使用するファイルはショートカットを作成しておくと便利です。

エクスプローラ起動時に右クリックすることでショートカットの作成が可能です。

特に対象ファイルが深いところにある場合や、場所を変更できないがデータを関連付けたい場合に有効です。

※注意 元のフォルダの名称変更、場所移動などが行われた場合、ショートカットは無効となります。

 

1-3.win+Rを使用

Windows使用時にwindowsキーRを同時に押す“ファイル名を指定して実行”のウィンドウが開きます。

ここに特定の文字を入力することにより、キーボード操作のみで新しいエクセルやメモを起動したり、起動中のアプリケーションを最小化したり閉じたりせずにデスクトップのフォルダ開くことができます。

“Win+R”でネット検索すると、具体的な方法やショートカットについての記事がたくさん載っています。

 

1-4.単語登録を活用

よく使用するワードや変換が煩雑な言葉をパソコンに登録します。

IMEに登録すればOKです。

デスクトップ右下のとかAとか出るところを右クリックしてください。

 

■単語登録の例

  • よく使う文章を丸ごと登録する。
  • 変換が難しい名前を登録する。
    (旧字の人や、外国人名もひらがな読みで登録すると便利)
  • 製品名など、入力が煩雑なものを登録する。
  • 自分の所属やメールアドレスを単語として登録する。
    (“めあど”と打ったら自分のメールアドレスが出る、など)

 

■単語登録方法

”おつ”と入力して“お疲れ様です。イブです。”が出るように登録する場合
単語:お疲れ様です。イブです。
よみ:おつ

 

■注意点

よみとして入力する言葉は、短くしすぎたりよく使う言葉だと不便になることがあります。

例えば“軌道修正”を“きどう”の読みで登録すると、きどうの変換で起動を出したいときにも軌道修正が出てきてしまいます。

たまにしか使わない言葉なら気になりませんが、頻繁に不要な変換が出てくると感じた時は、登録するよみを変えてみるのも手です。

 

2.作業編

2-1.テンプレートを作成

使用頻度が多いものや、作成に時間がかかる資料については、テンプレートを作成するとよいです。

■テンプレートの例

①データまとめ用のエクセル

②毎月集計する生産工場のデータ入力用のエクセル

 

データを入力すると、演算、グラフ作成、規格内外の判定、などの機能をつけるようにします。

演算⇒計算式を入力しておく

グラフ作成⇒マクロを使用してグラフができるようにする(簡単なグラフであれば、手動で設定しても可能)

規格内外の判定⇒エクセルの「ホーム」→「条件付き書式」で設定

このとき、データ入力(or貼り付け)箇所は、元データを貼り付けやすいように工夫(データの並び順や方向を工夫する)して作っておくと、後で楽です。

 

2-2.マニュアルを作成

繰り返し行う作業(特に一つのファイルで作業が完結しないデータ処理など)は自分でマニュアルを作成するとよいです。

データでの作業の場合は、参照するデータのリンクも貼っておくと便利です。

もちろん作業が単純、頻度が高すぎて忘れるまでもない作業ならマニュアルは不要ですが、1回でも探す時間や思い出す時間が入る作業ではマニュアルがある方が有意義に時間を使えます。

なにより、マニュアルがあれば他の人に作業を任せられるメリットがあります。

 

イブ
イブ

イブは、1か月に1回くらいの作業ならマニュアルを作ります

2-3.わからなくなったら探す場所を作る

自分でフォルダを一つ作り、よく忘れるデータのありかのショートカットをそこに入れるようにします。

使用頻度が高くないデータで、一度探すのに苦労したデータは高確率でまた忘れます。

そんな時、あのフォルダにヒントが、と思ってさがすと、大概ショートカットが作ってあります。

かなり便利なので強めにおすすめします。

 

イブ
イブ

過去の自分に感謝するやつ

3.業務管理編

3-1.表にまとめる

イブは表大好きです。

すぐ表にします。

■表にまとめるメリット

  • 自分の頭の整理になり、状況を把握できる
  • 複数人で情報共有する際にわかってもらいやすい
  • 後から見た時に、文章だけよりも思い出すのが容易、読む時間も短くて済む

3-2.やることを決まった場所に書く

やることを忘れないようにメモすることがあると思います。

このとき、その場にあった紙に書いてしまい、その紙をなくして思い出せない、もしくは紙の存在自体忘れてしまい、自分の中でなかったことになっていた経験はありませんか。

イブはありました。

そこで、やることは一か所に書く、とルール決めをしたことで、仕事の抜けを防ぐことができるようになりました。

■書き方のおすすめ

イブのおすすめはエクセルの表にすることです。

内容、期限などを横軸に書き、一つのやることにつき1行かきます。

このとき、大分類、小分類などを記載しておくと、後からフィルター機能を使って同じカテゴリーのやることと期限を確認できるのでお勧めです。

  下記のように各項目についてエクセルに記載していきます。
大分類:製品A
小分類:不良低減
内容:工場からのデータまとめ
期限:来週末

 

まとめ

以上、基本的な仕事効率化のコツ9選を紹介しました。

パソコン作業
●メールを差出人で分類
●ショートカットを作成
●win+Rを使用
●単語登録を活用
作業
●テンプレートを作成
●マニュアルを作成
業務管理
●表にまとめる
●やることを決まった場所に書く

仕事が忙しいと思っていても、実は短縮できる時間が潜んでいるものです。

どれも簡単に実践できるので、未実施のものがあれば試してみてはいかがでしょうか。

同じ成果を出しつつ、自分のために使える時間を増やしましょう!

イブでした。

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